Die vraag na die behoefte om 'n elektroniese argief by die onderneming te skep, word al hoe dringender. En dit is nie toevallig nie, want die bekendstelling van nuwe inligtingstegnologieë verseker nie net die veiligheid en betroubaarheid van dokumente nie, maar verminder ook die tyd vir hul soeke, en laat ook, indien nodig, verskeie werknemers toegang tot dieselfde data gelyktydig.
Instruksies
Stap 1
Die skepping van 'n argief van elektroniese dokumente bevat verskeie fases. Koop en installeer aanvanklik die gelisensieerde sagteware op die rekenaartoerusting van die maatskappy.
Stap 2
Berei dokumente voor, dit wil sê, organiseer dit, identifiseer dit volgens die bestaande struktuur van die verspreiding van dokumente in u organisasie. Dit sal veral in hierdie stadium geregistreer moet word, volgens raklewe, en krammetjies en krammetjies van ongestikte velle verwyder word.
Stap 3
Die volgende stap is om dokumente te digitaliseer of te skandeer. Dit word uitgevoer op tegniese toerusting wat presies die tipe en formaat van die dokument wat in hierdie organisasie gebruik word, ondersteun. Kontroleer in hierdie stadium die kwaliteit van die reproduksie van dokumente, indien nodig, skandeer weer.
Stap 4
Vervolgens is die stadium van omskakeling (omskakeling) van dokumente in die formaat wat voldoen aan die konsep van hul opbergings- en produksiestandaarde, en dan - die stadium van indeksering, d.w.s. "Toewysing" van trefwoorde aan elke dokument om die nodige inligting te soek of om 'n volledige teksdatabasis te skep.
Stap 5
Stel aan die einde van die werk aan die skep van 'n elektroniese argief die instellings (toegangsreg, die reg om dokumente te verander) en lei die personeel van die organisasie op.
